Projet RH

Projet de revue des descriptions de postes

La Faculté s’apprête à vivre plusieurs changements d’importance:

  • Nouveau Système d’information scolaire (SIS)
  • Transformation du cabinet du vice-provost aux études supérieures et postdoctorales
  • Changement de la durée du programme de premier cycle

Compte tenu de ces réalités, la Faculté d’éducation veut s’assurer de bien outiller les membres de son personnel pour faire face aux défis et aux occasions qui se présentent durant la période de transition; par ailleurs, elle souhaite aussi appuyer le développement d’un milieu de travail, de recherche et d’études de grande qualité.

Pour ce faire, la Faculté entreprend, en collaboration avec son personnel, un examen de ses processus de travail et des rôles et responsabilités qui y sont reliés.

 Principaux résultats attendus :

  • simplifier les processus
  • clarifier les rôles et les responsabilités de chaque poste afin de faciliter l’implantation des changements
  • assurer le maintien de la qualité des services offerts.
Vision
  • Les employés de la Faculté d’éducation excellent dans leurs domaines, se sentent valorisés et engagés, occupent des postes qui utilisent pleinement leurs talents et contribuent activement à l’amélioration continue de la qualité des services. Ils sont appuyés par des processus, des outils ainsi que par des rôles et responsabilités efficaces, novateurs et clairs.
  • L’excellence de l’expérience des employés contribue à l’excellence de l’expérience étudiante. Ainsi, l’ensemble de la Faculté prend part à la vision de l’Université (Destination 2020) qui est de faire de l’Université d’Ottawa l’une des grandes universités de notre temps, forte d’une réputation à la hauteur de ses réalisations.
Motifs du projet

Changements : Plusieurs changements – connus ou non— entraînent des ajustements de certains processus, rôles et responsabilité. Dans la mesure du possible, la Faculté souhaite minimiser les impacts négatifs de ces changements sur son personnel et sur la qualité des services offerts aux étudiants.

Descriptions de postes : La majorité des descriptions de postes ont plus de cinq ans et sont rédigées selon l’ancien format. Au cours des dernières années, les changements qui sont survenus dans la distribution des rôles et des responsabilités ne sont pas reflétés dans les descriptions de postes actuelles.

Optimisation : Certaines méthodes de travail ou certains processus gagneraient à être remis en question et à être actualisés.

Départs à la retraite : Les départs à la retraite vont s’accélérer dans les prochaines années et la Faculté souhaite agir de façon proactive pour assurer le maintien de sa mémoire corporative et le transfert des connaissances.

Résultats visés

D’ici la fin du projet,

  • les principaux processus seront simplifiés et standardisés;
  • les rôles et responsabilités de chaque poste seront clarifiés;
  • les descriptions de poste et l’organigramme (au besoin) seront actualisés;
  • des processus seront mis en place pour assurer le maintien de la mémoire corporative et pour faciliter le transfert de connaissances;
  • un virage vers une culture d’amélioration continue sera amorcé.
Rôles et responsabilités

Intervenants

Rôles principaux

Céline Morin

— Directrice administrative

Marie-Claude Haché

— Généraliste en ressources humaines

  • Fournir l’orientation du projet
  • Garder le cap sur les objectifs
  • Assurer la liaison avec le doyen
  • S’assurer que les différentes étapes du projet suivent le processus décisionnel des dirigeants de la Faculté.
  • Minimiser les obstacles, autant que possible
  • Accompagner les équipes dans chaque étape
  • Fournir du soutien au besoin
  • Gérer le processus de communication

Gestionnaires directeurs et directrices de programmes

  • Agir comme des partenaires et non comme des exécutants
  • Occuper un rôle de premier plan dans le projet, devenir des champions du projet
  • Fournir une expertise quant aux processus gérés par leur équipe et au rôle des différents postes dans l’équipe
  • Agir comme visionnaire en anticipant les impacts des différents changements (imposés - SIS; FESP; etc. et souhaités - optimisation) sur les postes et les processus de leur secteur

Employés et employées administratifs

  • Agir comme collaborateurs
  • Fournir une expertise quant à leurs processus de travail et aux besoins de leur clientèle
  • Participer activement aux différentes étapes
  • Identifier les occasions d’améliorations pour leur secteur et les autres secteurs
  • Proposer des idées, innover, oser agir autrement
  • Exprimer leurs préoccupations et leurs besoins de soutien aux bonnes personnes

Comité multidisciplinaire du Service des ressources humaines (central) composé de représentants provenant :

  • des relations de travail,
  • de santé, mieux-être et congé,
  • du leadership, apprentissage et développement organisationnel (LADO) et
  • de l’équipe de gestion des talents.
  • Accompagner la Faculté dans le déploiement du projet.
  • Fournir des conseils, du support et des outils.
Bénéfices pour chaque équipe

Ce projet représente un défi, mais aussi une occasion extraordinaire pour chaque membre du personnel administratif :

  • C’est l’occasion de vous exprimer et de contribuer à l’identification des solutions pour les enjeux qui vous concernent, de remettre en question des pratiques et d’en élaborer de nouvelles.
  • C’est l’occasion d’identifier les travaux répétitifs qui peuvent être automatisés à court terme (les projets d’automatisation d’envergures seront examinés ultérieurement, et non dans le cadre de ce projet) et d’augmenter la valeur ajoutée de chaque tâche.
  • C’est l’occasion d’éliminer les obstacles et les incertitudes afin de créer un milieu de travail optimal pour tous.
  • C’est l’occasion d’utiliser votre connaissance pointue des besoins des étudiants ou de votre clientèle pour élaborer des solutions pour relever les défis que vous et votre équipe rencontrez tous les jours et pour prendre part aux décisions sur les meilleures façons de les servir.

C’est l’occasion d’apprendre la gestion de projet et d’entreprendre un processus d’amélioration continue de la qualité afin d’appliquer ces concepts au quotidien.

Phases et étapes du projet

Chaque équipe de la Faculté est unique dans sa mission, sa structure, ses outils de travail, ses forces et ses défis. Le projet a donc été divisé en six phases (une phase par équipe). Chaque phase comprend quatre étapes principales : le diagnostic, la planification, l’exécution et l’évaluation.

Bien que le déroulement du projet sera le même dans chaque équipe, le contenu traité, les solutions identifiées et les changements apportés seront personnalisés aux besoins et au contexte de chaque équipe.

* L'ordre des phases 2 à 6 n'est pas définitif et peut être sujet aux changements.

Les 6 phases

 Décanat, Études supérieures, Services administratifs, Études de premier cycle, Marketing et comm., Services info. et Centre de ressources

Les 4 étapes

Les 4 phases

Diagnostic

cette étape est celle qui requiert le plus de temps. Elle inclut toutes les activités qui visent à fournir une vision claire de la réalité de travail de chaque titulaire de poste, les enjeux communs aux membres de l’équipe et entre les différents secteurs. Voicies principales activités du diagnostic:

  • Collecter des données sur la situation actuelle auprès des employés de tous les niveaux (le choix des outils de collecte varie selon la situation) :
    • Entrevues de groupes
    • Entrevues individuelles
    • Questionnaires
    • Interpréter et analyser les données recueillies afin de déterminer si la communication, la structure organisationnelle et les processus d’affaires, tels qu’ils sont, répondent aux besoins opérationnels de l’équipe et aux objectifs de la Faculté.

Présenter les résultats à la gouvernance de la Faculté et à l’équipe afin de développer une vision commune de la situation actuelle et du changement souhaité (si nécessaire).

Planification

cette étape inclut l’élaboration des stratégies, le choix des moyens d’action, l’établissement d’un plan d’action, la conception et la préparation des outils nécessaires à l’action pour atteindre le changement souhaité. Voici les activités principales:

  • Le brainstorm, le dialogue et l’exploration des options en rencontre d’équipe
  • L’identification des ressources nécessaires selon les options privilégiées (ex. création d’une base de données)
  • La recommandation des options et des plans d’action à la gouvernance de la Faculté pour son approbation

Un retour à l’équipe pour discuter du plan d’action approuvé et des suites à donner.

Exécution

c’est l’étape où l’on met en œuvre le plan d’action, où l’on met en place les mesures de soutien, où les descriptions de postes sont rédigées et où l’on instaure des mécanismes de suivi qui permettront de vérifier si le plan d’action est respecté et si des ajustements sont nécessaires.

Évaluation

cette étape consiste à décrire les résultats obtenus et à les mettre en relation avec les objectifs fixés initialement. C’est le moment de faire le bilan du changement pour décider si la démarche est terminée ou si elle doit être poursuivie (retour au diagnostic).

Échéancier

Entre 18 et 24 mois. Quelques mois seront consacrés à chaque phase du projet.

Dernières nouvelles

Automne 2016

Phase 1 – étape de planification

Cet automne nous allons concentrer nos efforts dans l’évaluation de diverses options en vue d’élaborer un plan d’action.

Des activités de benchmark et de consultation des personnes clés sont prévues.

Le processus de rédaction des descriptions de postes des adjointes administratives du décanat a débuté. Plusieurs rencontres avec les superviseurs seront prévues dans les prochaines semaines.

Été 2016

Amorce de la phase 1

Voici les principales actions entreprises auprès de l’équipe des adjointes administratives du décanat :

  • Présentation de la synthèse des résultats recueillis dans l’Analyse préliminaire.
  • Envoi d’un questionnaire pour finaliser le portrait de la situation au décanat et pour identifier les actions à prioriser.
  • Séance de formation visant à introduire le concept d’amélioration continue.

Retours d’information

Nous avons animé deux séances de retour d’information, l’une auprès du doyen, des vice-doyens et vice doyenne, des directeurs et directrices de programmes et l’autre auprès des gestionnaires. Lors de ces séances nous avons :

  • présenté la synthèse des résultats recueillis;
  • validé que la position de chacun est reflétée dans la synthèse;
  • fourni les assises d’une vision commune de la situation.

Printemps 2016

L’analyse des résultats obtenus dans la collecte d’information, Analyse préliminaire, nous a permis de :

  • reconnaître les forces de l’équipe des adjointes administratives du décanat;
  • comprendre les besoins actuels du doyen, des vice-doyens et vice doyenne, des directeurs et directrices de programmes en terme de soutien administratifs;
  • circonscrire l’interdépendance opérationnelle entre le décanat et les différentes équipes de la Faculté;
  • cibler les éléments du contexte actuel qui contribuent à l’émergence et au maintien des principaux enjeux vécus au décanat.

Lancement de la page web consacrée au projet.

Veuillez consulter la section Dernières nouvelles, où vous trouverez une mise à jour de l’avancement du projet.

Hiver 2016

Analyse préliminaire

Avant d’amorcer la phase 1, une première collecte d’information se fera auprès des vice-doyens et vice‑doyenne, des directeurs et directrices de programmes et des gestionnaires pour:

1) fournir un portrait général des enjeux actuels de la faculté dans le but d’orienter le projet de révision de l’ensemble des postes administratifs et des contrats administratifs;

2) identifier les principaux enjeux et les pistes à explorer avec l’équipe du décanat.

Automne 2015

Validation du projet

Au début du mois de novembre, le projet a été présenté aux vice-doyens, à la vice-doyenne et aux directeurs et directrices de programme, qui l’ont approuvé.

En octobre dernier, le projet a été présenté au comité multidisciplinaire des ressources humaines et a été entériné par celui-ci. Ce nouveau comité, composé de représentants des Relations de travail, de Santé, mieux-être et congé, du Leadership, apprentissage et développement organisationnel (LADO) et des conseillers principaux en RH, a notamment pour mandat d’accompagner les facultés et services dans le déploiement de projets majeurs.

Présentation du projet

En novembre, les gestionnaires et le personnel administratif de la Faculté ont été invités à une séance d’information dont les objectifs étaient de définir la raison d’être du projet, sa portée, l’approche utilisée, l’échéancier et le niveau de participation attendu de chacun.

Révision du règlement No. 1

Nous avons entamé un processus de révision du Règlement no. 1, afin d’actualiser les portfolios, les rôles et les responsabilités des vice-doyens et de la vice-doyenne et des directeurs et directrices de programmes.

À ce jour, nous travaillons à finaliser l’exercice de révision pour ensuite entamer le processus d’approbation officiel.

Les résultats de cet exercice nous permettront d’évaluer comment l’actualisation des portfolios, des rôles et des responsabilités des vice-doyens et de la vice-doyenne et des directeurs et directrices de programmes affecteront les rôles et les responsabilités du personnel administratif de la Faculté.

Été 2015

Embauche d’une nouvelle ressource

Pour soutenir la réalisation de ce projet, nous avons embauché Marie-Claude Haché pour son expertise en ressources humaines. Docteure en psychologie du travail et des organisations, Mme Haché a acquis une connaissance approfondie de l’Université en travaillant comme conseillère dans le service des ressources humaines et en occupant des postes de généraliste RH.

Élaboration du projet

Nous avons déterminé la portée du projet, les objectifs poursuivis et la démarche générale qui sera utilisée pour le projet.

* Maintenant que le projet est commencé et afin de ne pas entraver son déroulement, le doyen demande à tout le personnel de ne pas apporter de changements aux rôles, aux responsabilités ou aux processus de travail sans en informer, au préalable, la directrice administrative, Céline Morin.

Vos questions, vos idées

La consultation, un élément essentiel pendant le projet de révision des processus et des descriptions de postes

Le personnel administratif joue un rôle crucial dans le projet de révision des processus et des descriptions de postes. Ses membres sont à la fois les experts des processus de la Faculté et ceux qui vivent au quotidien les difficultés associées à leur fonctionnement. Il est essentiel de consulter le personnel pour obtenir un portrait réaliste et représentatif de l’environnement de travail. C’est la raison pour laquelle ce projet a été élaboré en favorisant une approche consultative et participative.

À cette fin, plusieurs méthodes ou outils seront utilisés successivement ou simultanément :

  • Des sondages en ligne sont envoyés à certains groupes d’employés ciblés selon la phase et l’étape du projet.
  • Des rencontres individuelles sont planifiées pour approfondir certains aspects ou pour travailler à la rédaction de descriptions de poste.
  • Des groupes de discussion ou de travail sont mis sur pied pour collaborer à l’élaboration et à l’opérationnalisation des plans d’action et pour revoir les processus partagés entre différents membres du personnel.
  • Les membres du personnel peuvent, en tout temps, contacter Céline ou Marie-Claude par courriel ou en personne pour discuter du projet.
  • Vous pouvez aussi nous faire part de vos questions, suggestions, commentaires ou préoccupations à edu-questions@uottawa.ca, et ce, pour toute la durée du projet.

Au plaisir d’échanger et de discuter avec vous!


Ressources

Formations

Plusieurs formations de qualités sont offertes par le LADO – Leadership,  apprentissage et développement organisationnel et par le CFC – centre de formation continue.

N’hésitez pas à consulter les différentes options offertes et à en discuter avec votre gestionnaire.

Info rapide

Veuillez nous faire part de vos questions, commentaires ou suggestions en lien avec le projet, à edu-questions@uottawa.ca

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